La présente Politique de Confidentialité a pour objectif de vous fournir toutes les informations sur les conditions dans lesquelles Sendethic collecte et traite vos Données à Caractère Personnel. 

La Politique de Confidentialité fait partie des Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (lorsque celles-ci vous sont applicables) du Logiciel et chaque terme défini dans ces documents à la même signification dans la Politique de Confidentialité. 

En accédant et en utilisant nos sites web et/ou le Logiciel Sendethic, vous vous engagez à prendre connaissance de cette Politique de Confidentialité, qui peut être modifiée ou mise à jour à tout moment sans préavis. 

Toute modification sera mise en ligne sur le Site  et nous vous conseillons de la consulter régulièrement. 

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1. Finalités des traitements et nature des Données à Caractère Personnel traitées

1.1. Nous recueillons et traitons les Données à Caractère Personnel que vous nous fournissez volontairement afin d’accéder et d’utiliser le Logiciel, de formuler des demandes à nos équipes (démonstrations, essai gratuit, demandes de partenariat, parrainage ou autres) ou d’accéder à nos ressources en ligne. 

Nous recueillons et traitons également les données relatives aux préférences de nos Utilisateurs et au trafic sur nos sites (comme les adresses IP des visiteurs de notre Site). 

Enfin, nous recevons également des données vous concernant de la part de nos partenaires, qui les recueillent directement auprès de vous, ou sur des sources publiques, ainsi que de la part de nos Clients qui souhaiteraient vous parrainer pour la souscription d’un Abonnement.  

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Plus précisément, nous traitons vos Données pour permettre notamment: 

• la création des comptes afin d’accéder au Logiciel et utiliser nos services ; 
• la fourniture de nos différents sites web et de leurs différentes fonctionnalités ;
• la gestion de nos opérations commerciales (organisation d'événements, etc.) ;
• la gestion des parrainages ;
• le téléchargement de nos ressources en ligne ; 
• la gestion et le suivi de la relation commerciale (abonnements, commandes, paiements, réclamations et Support aux Utilisateurs) ;
• l’amélioration de notre service commercial. Dans ce contexte, nous pouvons être amenés à enregistrer vos communications téléphoniques avec nos équipes commerciales ; 
• le suivi de la satisfaction Client (enquêtes, suivi des avis Clients) ; 
• la gestion des partenariats technologiques et commerciaux ; 
• la gestion de la prospection et des demandes d’informations (envoi d’offres commerciales et marketing, newsletters, livres blancs, demandes de démonstrations en ligne, demande de devis…) ; 
• l’amélioration de nos services, en plaçant des cookies sur les terminaux des utilisateurs ; 
• la gestion de la sécurité de nos sites et du Logiciel et leur amélioration, dans le cadre de tests ; 
• la gestion des demandes d’exercice des différents droits des Utilisateurs : les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition, et de limitation ; 
• la gestion des litiges et contentieux.

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Pour ouvrir un Compte, vous devez nous fournir à tout le moins les informations personnelles d’identification pour pouvoir utiliser le Logiciel tel que : 

• Votre nom,
• Votre adresse email,
• Votre numéro de téléphone. 

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1.2. Nous recueillons des informations relatives à la relation contractuelle que nous avons avec vous : historiques, Modules souscrits, éléments de facturation et paiement, demandes et  incidents signalés au service support… 

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2. Bases légales des Traitements que nous réalisons 

Nous n’utilisons les Données à Caractère Personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, qui sont : 

• L’exécution du contrat de prestation de services relatif à votre utilisation du Logiciel Sendethic ou de mesures pré-contractuelles ; 
• Le respect d’une obligation légale ; 
• Notre intérêt légitime à mener des opérations de prospection ou de promotion nous concernant ou concernant nos filiales (informations concernant nos produits et services, nos promotions ou les événements que nous organisons au sein de SENDETHIC). 

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3. Traitement des Données à Caractère Personnel 

SENDETHIC collecte et traite vos Données à Caractère Personnel de façon loyale et licite, et dans le respect des principes du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). 

Cette Politique de Confidentialité décrit les obligations de SENDETHIC en tant que responsable du traitement de vos Données à Caractère Personnel au sens du RGPD. 

SENDETHIC a désigné un Data Protection Officer (DPO ou délégué à la protection des données) qui pilote en continu la conformité de SENDETHIC aux principes et règles du RGPD et que vous pouvez contacter à l’adresse dpo@Sendethic.com. 

‍33Le DPO a notamment pour mission : 

• D’informer et conseiller le Responsable de Traitement sur l’application du RGPD dans l’entreprise ; 
• De sensibiliser les collaborateurs de SENDETHIC à la protection des Données Personnelles des Utilisateurs ; 
• De les accompagner lors de la mise en œuvre de traitements ; 
• De répondre aux demandes liées à l’exercice de vos droits, conformément à l’article VIII. 

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4. Conservation de vos Données à Caractère Personnel 

4.1. Sécurité 

SENDETHIC met tout en œuvre pour éviter la perte, le détournement, l’intrusion, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction des Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez. 

Ainsi : 

• Les Données sont stockées sur nos serveurs  hébergés au sein de l’infrastructure sécurisée en France. Le contrôle de la sécurité des serveurs et de la mise à jour de nos Logiciels d’exploitation est effectué régulièrement. 
• Les collaborateurs de SENDETHIC sont soumis à une obligation de confidentialité et de non-divulgation et ont tous signé un engagement spécifique relatif à la protection des Données à Caractère Personnel. 

• L’accès à vos Données est encadré par une politique de contrôle d’accès stricte, réservé aux personnes habilitées, dans des conditions définies. 

•  Lorsque nous faisons appel à des prestataires pour traiter des Données à Caractère Personnel, nous avons préalablement vérifié que ces prestataires garantissent un niveau équivalent de protection en matière de sécurité. 

Pour plus d’informations, reportez-vous à notre page relative à la Sécurité, consultable ici. 

4.2. Durée 

SENDETHIC conserve vos Données à Caractère Personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires suivantes : 

• Nous conservons les informations relatives à la gestion du compte Client, des commandes, de la facturation, des paiements 10 ans après la fin du contrat ou du dernier contact émanant du Client inactif. 

• Nous conservons les informations relatives à la constitution et à la gestion des fichiers de prospection 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect. 

• Nous conservons les Données des Clients inactifs aux fins d’envoi d’informations sur nos offres commerciales et marketing, dans un délai de 3 ans après la fin de la relation Commerciale. 

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Lorsque la conservation des Données n’est plus justifiée par la gestion d’un compte Client, une obligation légale, des exigences commerciales, la constatation, l'exercice ou à la défense de nos droits en justice, ou lorsque vous nous le demandez par application de l’un de vos droits (Article VIII), nous supprimons vos Données de façon sécurisée. 

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5. Destinataires de vos Données à Caractère Personnel 

5.1. Accès à vos Données par les collaborateurs de SENDETHIC

En fonction des finalités définies à l’article I, les collaborateurs des services client, support, administratif, comptabilité, juridique, technique, marketing & commercial du groupe SENDETHIC sont susceptibles d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel. 

L’accès à vos données s’effectue sur la base d’autorisations d’accès individuel, comme il est précisé à l’article 3. 

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5.2. Transmission des Données à des tiers

SENDETHIC peut sous-traiter notamment les prestations suivantes : 

• Hébergement 
• Envoi de courriers postaux ou numériques 
• Gestion de la relation client 
• Maintenance 
• Développements techniques 

‍Conformément à l’article 28 du RGPD, l’accès à vos Données par nos sous-traitants est prévu et encadré par un contrat. Ce contrat qui nous lie avec nos sous-traitants énumère les  différentes obligations réglementaires qui pèsent sur lui en matière de protection des Données à Caractère Personnel. 

Par ailleurs, SENDETHIC est susceptible de transmettre des Données à des tiers (par exemple à des partenaires commerciaux), dans le respect de ses obligations réglementaires. 

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6. Transfert de Données à Caractère Personnel en dehors de l’Union européenne

Nous hébergeons vos Données à Caractère Personnel en France et l’Union européenne. 

Toutefois, Si nous étions amenés à transférer certaines Données à Caractère Personnel à nos sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous nous serions assurés au préalable que les garanties appropriées sont apportées pour encadrer tout transfert de Données à Caractère Personnel (telles que les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne assorties de garanties de sécurité additionnelles), conformément au RGPD et aux recommandations du Comité Européen de Protection des Données. 

Par ailleurs, nous pourrions être amenés à divulguer vos Données à Caractère Personnel à un tiers si nous y sommes contraints par la loi, une disposition réglementaire, ou une ordonnance judiciaire, ou encore si cette divulgation est rendue nécessaire pour les besoins d’une enquête, injonction ou d’une procédure judiciaire initiées par une autorité nationale, sur le territoire national ou à l’étranger.

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7. Communications de SENDETHIC 

7.1. Nous pouvons vous envoyer des emails à l’adresse électronique associée à votre Compte ou à celles que vous aurez renseignée sur les formulaires du site pour des raisons liées à notre relation commerciale, à savoir, des raisons techniques ou de sécurité, des raisons administratives relatives à votre Abonnement au Logiciel, à votre participation à nos événements, ou encore pour vous informer de l’évolution de notre offre de services ou des offres promotionnelles et marketing. 

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8. Exercice des droits des Utilisateurs 

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements : 

• Droit d’accès et de rectification 
• Droit d’opposition 
• Droit à l’effacement 
• Droit à la portabilité 
• Droit à la limitation du traitement 

‍Vous pouvez : 

• Modifier vos Données à Caractère Personnel directement à partir de votre Compte SENDETHIC, si vous en possédez un, 
• Gérer la réception de communications en cliquant simplement sur le lien “me désabonner” figurant au bas des courriels envoyés par SENDETHIC, 
• Gérer la réception de SMS en renvoyant un message texte “STOP” ou via le lien de désinscription prévu à cet effet le cas échéant

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant directement à notre DPO à l’adresse dpo@Sendethic.com. 

Toute demande devra être motivée et accompagnée de la copie d’une pièce d’identité en cours de validité. 

Vous avez la possibilité d’adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), à l’adresse suivante : 

CNIL – Service des plaintes, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 – téléphone : 01 53 73 22 22. 

9. Politique de cookies 

Un cookie est un petit fichier texte envoyé par le site Internet consulté par l’Utilisateur dans son navigateur Internet ou sur l’appareil utilisé. Il a pour fonction soit de permettre au site de fonctionner, de faciliter la navigation (mémoriser les choix techniques, l’activité passée), d'améliorer l’utilisation du site et du service et de mieux comprendre l’expérience des Utilisateurs. 

9.1. Usage du logiciel : Nous recueillons par le biais de cookies déposés automatiquement sur votre terminal certaines données de session lors de votre usage du Logiciel : par exemple, la session de connexion, le type de système d’exploitation/navigateur utilisé lors de la session, etc. Ces cookies de session ne sont pas soumis à consentement préalable et sont supprimés lors de la fermeture du navigateur utilisé pour la connexion au Logiciel.

9.2 : Usage du site : Nous recueillons par le biais de cookies déposés automatiquement sur votre terminal le suivi statistique de fréquentation du site via la solution Matomo Analytics de Matomo. Ces cookies suivi statistique de fréquentation du site ne sont pas soumis à consentement préalable mais vous pouvez vous opposez à leurs utilisation en l’indiquant ci-dessous.

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